• Debe tener una “orden del día”, eso significa que debe existir una lista de temas que se dan a conocer por adelantado.

El motivo debe quedar claro cuando se convoca la reunión

Se debe ayudar a los equipos a plantearse ciertas preguntas ante de la convocatoria:

1. ¿El objetivo de la reunión quedó claro para todos, se trasmitió con claridad y concretamente?

2. ¿Quién debe asistir, quién es necesario que asista?

3. ¿Hay alguna persona que generalmente no asiste a las reuniones y que podría hacer aportes útiles?

Importante para que una reunión no se considere una perdida de tiempo

• Decidir el objetivo de la reunión.

• Comunicar el objetivo cuando se convoca

• Definir cuánto va a durar.

• Asegurarse de que asistan las personas adecuadas.

• Trasmitir a cada asistente que debe ser selectivo con la información para evitar saturación cuando expone.

• Hacer las reuniones reducidas en número de gente para evitar las distracciones y que estas sean más operativas.

• Enviar el orden del día, esta debe indicar:

1. Hora

2. Fecha

3. Lugar

4. Objetivo principal de la reunión, el cual debe ser lo más específica posible

• Enviar un borrador del orden del día a los asistentes, e invitarlos a que hagan sugerencias sobre otros temas que de no poder tratarse en la reunión convocada se agregaran los mismos al siguiente borrador.

• Hacer tomar conciencia a cada persona que asista a la reunión que la misma deberá poder hacer alguna contribución específica, de lo contrario su tiempo no habrá sido bien aprovechado

Puntos que recordar

• Todos los asistentes deben estar bien informados de la fecha, hora, lugar y objetivo de la reunión.

• Todos los asistentes deben saber que si concurren deben aportar ideas, además conocer exactamente qué se espera de ellos.

• Evitar las reuniones en las horas de bajo rendimiento. La mejor hora suele ser antes de la hora del almuerzo. Siempre comentando los temas más importantes al principio cuando los asistentes están más atentos.

• No olvidar que el principal objetivo de la mayoría de las reuniones es compartir información con otros para resolver problemas o tomar decisiones

• Llevar un objetivo firme a la reunión y además una estrategia para alcanzarlo, en otras palabras llevar un problema y una solución

Puntos a recordar

• Las primeras impresiones cuentan. Ensaye su contribución.

• Sea exacto en los hechos y preciso/concreto en los argumentos.

• Tenga en cuenta que de la forma como se formulan las preguntas se obtiene determinado tipo de respuestas. La comunicación no verbal (el gesto, el tono de voz, etc.), tiene su peso en el resultado final. Interprete el lenguaje corporal de los asistentes. Si hay indicios de descontento modifique el ritmo de la reunión.

• Resuma los puntos principales el final de la reunión.

• Sea claro. Sea preciso. Sea positivo.

• Si rechaza una moción intente encontrar al menos un área de acuerdo.

• Al iniciarla informe cuanto va a durar. Duración ideal: 45 minutos y no debe sobrepasar los 90

• Avive el ritmo, cambie de posición y de tono, póngase de pie y hable en tono más alto

Esquema de una reunión

1.Motivo de la reunión.

2.Exposición de ideas, datos o propuestas.

3.Discusión de los temas

4.Presentación de propuestas de los asistentes

5.Toma de decisiones.

6.Asignación de tareas

7.Armado de un plan de acción para lograr lo acordado.

Seguimiento posterior

Es importante después de la reunión tener en cuenta los puntos siguientes:

• La persona que convoca a una reunión armará rápidamente un informe de la misma y la enviará a cada asistente

• El informe sólo tendrá las conclusiones, además debe indicar quienes son las personas responsables de llevar a cabo las acciones acordadas.

• Se agradecerá la colaboración.

EXITOS!!!!!

CVANA

Licenciada Ana Maria Gueli Enriquez

Asesora en Recursos Humanos. Capacitación. Desarrollo de Carrera

amgueli@cvana.com/www.cvana.com